Informativa GDPR

La presente Informativa GDPR descrive i criteri adottati da Kalenvahouse (di seguito “io” o “noi”) per la raccolta, l’utilizzo, la conservazione e la protezione dei dati personali trattati attraverso il nostro negozio online. Le informazioni sono trattate in modo trasparente, pertinente e limitato a quanto necessario per le finalità indicate di seguito.

1. Ambito di applicazione dell’Informativa GDPR

La presente Informativa GDPR si applica ai dati personali trattati quando un utente visita il nostro sito, effettua un ordine, completa un pagamento, richiede assistenza, utilizza il servizio di tracciamento, presenta una richiesta relativa a un acquisto oppure sceglie volontariamente di ricevere newsletter o comunicazioni di marketing.

Le modalità di trattamento dipendono dall’attività svolta dall’utente e dai servizi effettivamente richiesti.

Noi determiniamo le finalità e le modalità di trattamento dei dati personali necessari alle attività descritte nella presente Informativa GDPR.

2. Categorie di dati personali raccolti

In relazione alle attività effettivamente svolte sul sito, possiamo trattare le seguenti categorie di informazioni:

• nome e cognome;

• indirizzo di fatturazione;

• indirizzo di consegna;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono [opzionale];

• numero dell’ordine;

• informazioni relative ai prodotti acquistati;

• stato dell’ordine e della spedizione;

• informazioni necessarie alla gestione e alla verifica del pagamento;

• informazioni relative a resi, cambi, rimborsi e cancellazioni;

• dati forniti nelle richieste inviate al servizio clienti;

• informazioni tecniche necessarie al funzionamento, alla sicurezza e alla protezione del sito;

• preferenze espresse in relazione ai cookie quando applicabile;

• consenso relativo alla newsletter o alle comunicazioni di marketing, quando volontariamente fornito.

Raccogliamo esclusivamente le informazioni pertinenti rispetto alla finalità per cui vengono richieste o generate.

Quando determinate informazioni sono necessarie per completare un acquisto o fornire un servizio richiesto, la mancata disponibilità di tali dati può impedire di completare correttamente l’operazione.

3. Finalità del trattamento e basi applicate

I dati personali vengono utilizzati esclusivamente per finalità determinate e collegate alle attività del nostro negozio online.

Le principali basi del trattamento sono:

• Esecuzione del contratto

Trattiamo i dati necessari per ricevere, verificare e gestire un ordine, elaborare il pagamento, preparare i prodotti acquistati, organizzare la consegna, fornire informazioni sullo stato dell’ordine e gestire le richieste successive all’acquisto.

• Consenso esplicito

Quando l’utente sceglie volontariamente di iscriversi alla newsletter o di ricevere comunicazioni di marketing, utilizziamo i dati pertinenti esclusivamente dopo una manifestazione positiva e specifica del consenso.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca produce effetti per il futuro e non modifica la validità delle attività effettuate prima della revoca.

• Adempimento di obblighi

Possiamo conservare e utilizzare le informazioni necessarie per finalità fiscali, contabili, amministrative, documentali e di gestione delle operazioni effettuate tramite il nostro negozio online.

• Interesse legittimo

Possiamo utilizzare determinate informazioni quando ciò è necessario per proteggere il sito e gli ordini, prevenire frodi e utilizzi impropri, verificare anomalie tecniche, mantenere l’affidabilità dei servizi e migliorare l’esperienza dell’utente.

In tali circostanze limitiamo il trattamento alle informazioni ragionevolmente necessarie e valutiamo gli interessi e i diritti delle persone interessate.

4. Utilizzo e comunicazione dei dati

I dati personali possono essere utilizzati per:

• gestire e confermare gli ordini;

• completare e verificare i pagamenti;

• preparare e spedire i prodotti acquistati;

• fornire informazioni sulla consegna;

• gestire il tracciamento degli ordini;

• rispondere alle richieste del servizio clienti;

• gestire cancellazioni, resi, cambi e rimborsi;

• mantenere la sicurezza del sito;

• prevenire attività fraudolente o utilizzi impropri;

• adempiere agli obblighi fiscali, contabili e amministrativi;

• inviare newsletter e comunicazioni di marketing esclusivamente in presenza del relativo consenso.

Quando necessario per fornire il servizio richiesto, alcune informazioni possono essere comunicate ai soggetti che svolgono funzioni operative necessarie, comprese le attività di pagamento, consegna, gestione tecnica, assistenza contabile e sicurezza.

A ciascun destinatario vengono rese disponibili esclusivamente le informazioni pertinenti alla funzione da svolgere.

Non vendiamo i dati personali e non li utilizziamo per finalità incompatibili con quelle indicate nella presente Informativa GDPR.

5. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati soltanto per il periodo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e successivamente, quando necessario, per il periodo richiesto dalle esigenze amministrative, fiscali, contabili, di sicurezza o di gestione delle richieste.

I criteri principali utilizzati per determinare il periodo di conservazione comprendono:

• la durata necessaria per completare e documentare un ordine;

• il periodo necessario per gestire la spedizione e la consegna;

• il periodo necessario per gestire cancellazioni, resi, cambi o rimborsi;

• il tempo necessario per rispondere e dare seguito alle richieste del servizio clienti;

• i periodi richiesti per la conservazione di informazioni fiscali, contabili e amministrative;

• le esigenze ragionevoli di sicurezza e prevenzione delle frodi;

• la permanenza del consenso, quando il trattamento dipende dalla scelta dell’utente.

I dati utilizzati esclusivamente per newsletter e comunicazioni di marketing vengono conservati fino alla revoca del consenso o fino a quando non risultano più necessari alla finalità dichiarata.

Al termine del periodo necessario, i dati vengono eliminati o resi non identificabili secondo modalità adeguate alla natura delle informazioni.

6. Politica sulla riservatezza e protezione dei dati

Ulteriori informazioni sulle categorie di dati raccolti, sulle modalità di utilizzo, sulla conservazione e sui diritti degli utenti sono disponibili nella nostra Politica sulla riservatezza.

Adottiamo misure organizzative e tecniche proporzionate alla natura delle informazioni trattate e alle attività svolte.

Tali misure possono comprendere:

• limitazione degli accessi alle informazioni;

• protezione degli accessi amministrativi;

• utilizzo di connessioni protette per le operazioni che richiedono la trasmissione di informazioni riservate;

• controllo delle attività necessarie alla gestione degli ordini;

• misure volte a prevenire accessi non autorizzati;

• procedure volte a limitare il rischio di perdita, modifica, utilizzo improprio o divulgazione non autorizzata dei dati.

Le misure vengono riesaminate in relazione alle caratteristiche dei trattamenti effettuati.

7. Politica sui cookie e gestione del consenso

Il nostro sito utilizza cookie necessari al corretto funzionamento delle pagine e può utilizzare ulteriori categorie di cookie in relazione alle preferenze espresse dall’utente.

I cookie necessari possono essere utilizzati per consentire funzioni essenziali quali il carrello, il processo di acquisto, la sicurezza e la gestione delle preferenze indispensabili.

Per le categorie che richiedono il consenso:

• l’utente riceve informazioni sulla relativa finalità prima dell’attivazione;

• l’attivazione avviene soltanto dopo una scelta positiva quando il consenso è richiesto;

• il rifiuto delle categorie non necessarie non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali del sito;

• le preferenze possono essere successivamente modificate;

• il consenso precedentemente fornito può essere revocato in qualsiasi momento.

La revoca del consenso non modifica la validità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le categorie utilizzate, le finalità e le modalità disponibili per gestire le preferenze sono descritte nella nostra Politica sui cookie.

8. Diritti dell’utente

L’utente può esercitare i diritti relativi ai propri dati personali mediante una richiesta inviata ai recapiti indicati nella sezione finale.

Quando ne ricorrono le condizioni, l’utente può:

• ottenere conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano;

• richiedere l’accesso ai propri dati;

• ottenere la correzione di informazioni inesatte;

• completare informazioni incomplete;

• richiedere la cancellazione dei dati;

• richiedere la limitazione del trattamento;

• opporsi a determinati trattamenti;

• ricevere i dati applicabili in un formato strutturato e leggibile;

• richiedere la trasmissione dei dati applicabili quando possibile;

• revocare un consenso precedentemente fornito;

• interrompere la ricezione di newsletter o comunicazioni di marketing.

Quando il trattamento viene effettuato sulla base del consenso, la revoca può essere esercitata in qualsiasi momento.

Quando il trattamento è fondato sull’interesse legittimo, l’utente può presentare opposizione indicando le circostanze pertinenti alla propria situazione.

Per tutelare le informazioni personali, possiamo richiedere gli elementi ragionevolmente necessari per verificare l’identità della persona che presenta la richiesta.

Le richieste vengono gestite senza ritardi ingiustificati e secondo i tempi applicabili, tenendo conto della loro natura e complessità.

L’utente può inoltre presentare una segnalazione o un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati non sia stato gestito correttamente.

9. Revoca e modifica delle preferenze

Quando una specifica attività dipende dal consenso, l’utente mantiene il controllo sulla propria scelta.

È possibile:

• revocare il consenso relativo alla newsletter;

• interrompere le comunicazioni di marketing;

• modificare le preferenze relative alle categorie di cookie;

• revocare il consenso relativo ai cookie per cui tale scelta è richiesta;

• richiedere l’aggiornamento o la modifica delle proprie informazioni personali.

La revoca di un consenso riguarda le attività future basate su tale consenso.

Quando alcune informazioni devono continuare a essere conservate per finalità amministrative, fiscali, contabili, di sicurezza o per la gestione di un ordine già effettuato, la revoca del consenso non determina automaticamente la cancellazione di tali informazioni.

10. Principi applicati al trattamento

Nella gestione dei dati personali adottiamo criteri volti a garantire che le informazioni siano:

• trattate in modo trasparente e corretto;

• raccolte per finalità determinate;

• limitate a quanto necessario;

• mantenute accurate e aggiornate quando necessario;

• conservate per un periodo proporzionato alle finalità;

• protette mediante misure adeguate;

• accessibili soltanto quando necessario allo svolgimento delle attività previste.

Quando una finalità cambia in modo sostanziale, valutiamo preventivamente la necessità di fornire ulteriori informazioni o acquisire una nuova scelta dell’utente.

11. Aggiornamenti dell’Informativa GDPR

La presente Informativa GDPR può essere aggiornata quando cambiano le modalità con cui raccogliamo, utilizziamo, conserviamo o proteggiamo i dati personali oppure quando è necessario rendere più chiare le informazioni fornite.

La versione pubblicata sul sito rappresenta la versione disponibile al momento della consultazione.

Quando una modifica incide su un trattamento che richiede il consenso, viene richiesta una nuova scelta quando ciò risulta necessario prima dell’applicazione della nuova finalità.

12. Contattaci

Indirizzo di contatto: 4-49-11 HIGASHIKOMATSUYAGAWA BONPÈRE 401, EDOGAWA-KU, TOKYO, 132-0033, GIAPPONE

Servizio clienti: +81 (802) 381 63 83

E-mail del servizio clienti: trackorder@kalenvahouse.com

Orari di assistenza online: dal lunedì al venerdì, dalle 8:30 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 17:30 (ora dell’Europa centrale, CET)