La presente Politica sulla riservatezza descrive come Kalenvahouse (di seguito “io” o “noi”) raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali forniti o generati durante l’utilizzo del nostro negozio online, l’acquisto dei prodotti, la gestione degli ordini e il contatto con il servizio clienti.
1. Ambito di applicazione della Politica sulla riservatezza
La presente Politica sulla riservatezza si applica ai dati personali trattati quando un utente visita il nostro sito, effettua un acquisto, crea o gestisce le informazioni associate a un ordine, richiede assistenza, utilizza le funzioni disponibili sul sito o sceglie volontariamente di ricevere comunicazioni informative.
Possiamo raccogliere, in relazione alle attività effettivamente svolte:
nome e cognome;
indirizzo di fatturazione;
indirizzo di consegna;
indirizzo e-mail;
numero di telefono [opzionale];
informazioni relative agli articoli ordinati;
numero e stato dell’ordine;
informazioni necessarie per la gestione del pagamento;
informazioni relative alla consegna e al tracciamento;
contenuto delle richieste inviate al servizio clienti;
dati tecnici necessari al corretto funzionamento e alla sicurezza del sito.
Le informazioni raccolte sono limitate a quanto necessario per le finalità descritte nella presente Politica sulla riservatezza.
I dati relativi al pagamento sono utilizzati nella misura necessaria per completare e verificare la transazione. Non utilizziamo tali informazioni per finalità incompatibili con l’acquisto effettuato.
2. Tecnologie di raccolta delle informazioni e Politica sui cookie
Il sito utilizza cookie e tecnologie tecniche equivalenti per consentire il corretto funzionamento delle pagine, mantenere le preferenze selezionate, supportare il carrello, completare il processo di acquisto, proteggere le funzioni del sito e comprendere il funzionamento generale dei servizi disponibili.
Le principali categorie possono comprendere:
Cookie necessari: consentono il funzionamento delle funzioni indispensabili del sito, comprese quelle necessarie per il carrello, il processo di acquisto, la sicurezza e la gestione delle preferenze essenziali.
Cookie funzionali: permettono di ricordare determinate scelte effettuate dall’utente e di rendere più coerente l’utilizzo delle funzioni disponibili.
Cookie statistici: permettono, previa autorizzazione quando richiesta, di comprendere in forma aggregata come vengono utilizzate le pagine e quali aree possono essere migliorate.
Cookie di marketing: vengono utilizzati esclusivamente quando l’utente ha espresso una scelta positiva attraverso gli strumenti messi a disposizione sul sito.
Quando per una determinata categoria è richiesta l’autorizzazione dell’utente, tali cookie non vengono attivati prima della scelta positiva.
L’utente può modificare o revocare successivamente le proprie preferenze mediante gli strumenti disponibili sul sito. La revoca non modifica la validità delle operazioni già effettuate prima della modifica della scelta.
Informazioni più dettagliate sulle categorie utilizzate, sulle finalità e sulle modalità di gestione delle preferenze sono disponibili nella Politica sui cookie.
3. Utilizzo delle informazioni e condivisione dei dati
Utilizziamo i dati personali esclusivamente per finalità determinate e pertinenti alle attività richieste dall’utente.
Le informazioni possono essere utilizzate per:
registrare, confermare e gestire gli ordini;
verificare e completare i pagamenti;
preparare i prodotti ordinati;
organizzare la consegna;
fornire informazioni sullo stato dell’ordine;
consentire il tracciamento della spedizione;
gestire richieste di cancellazione, reso, cambio o rimborso;
rispondere alle richieste inviate al servizio clienti;
mantenere la sicurezza e l’affidabilità del sito;
individuare comportamenti anomali o tentativi di utilizzo improprio;
migliorare la funzionalità e l’esperienza di utilizzo;
inviare newsletter o comunicazioni di marketing esclusivamente quando è stato fornito un consenso specifico;
adempiere agli obblighi fiscali, contabili e amministrativi applicabili.
I dati possono essere comunicati esclusivamente ai soggetti la cui attività è necessaria per completare una specifica operazione richiesta dall’utente, come servizi di pagamento, vettori incaricati della consegna, servizi tecnici necessari al funzionamento del negozio e soggetti che svolgono attività contabili o amministrative necessarie.
A ciascun destinatario vengono comunicate esclusivamente le informazioni necessarie per svolgere la funzione pertinente.
Non vendiamo i dati personali degli utenti e non utilizziamo le informazioni raccolte per finalità incompatibili con quelle indicate nella presente Politica sulla riservatezza.
4. Conservazione dei dati e Cookies
Conserviamo i dati personali soltanto per il periodo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, quando necessario, per il periodo richiesto dalle esigenze fiscali, contabili, amministrative, di sicurezza o di gestione delle richieste dell’utente.
La durata può variare in base alla categoria dei dati e alla relativa finalità.
In particolare:
i dati dell’ordine vengono conservati per il tempo necessario alla gestione dell’acquisto, della consegna, dell’assistenza e delle eventuali richieste successive;
i dati amministrativi e contabili vengono conservati per il periodo necessario alle relative finalità;
le richieste inviate al servizio clienti vengono conservate per il tempo necessario alla loro gestione e alle eventuali verifiche successive;
i dati utilizzati per newsletter e comunicazioni di marketing vengono conservati fino alla revoca del consenso o fino a quando non risultano più necessari alla finalità dichiarata;
i dati tecnici vengono conservati per periodi proporzionati alle esigenze di sicurezza, funzionamento e verifica del sito.
I cookie necessari possono essere utilizzati nella misura indispensabile per consentire le funzioni richieste dall’utente.
Per le categorie che richiedono una scelta dell’utente, forniamo preventivamente informazioni sulla relativa finalità e richiediamo l’autorizzazione prima dell’attivazione.
L’utente può accettare, rifiutare o modificare le categorie disponibili mediante gli strumenti per la gestione delle preferenze. Le scelte possono essere successivamente modificate o revocate.
Adottiamo misure organizzative e tecniche adeguate per ridurre il rischio di accesso non autorizzato, perdita, alterazione o utilizzo improprio dei dati conservati.
5. Diritti dell’utente
L’utente può esercitare i diritti relativi ai propri dati personali mediante una richiesta inviata ai recapiti indicati nella sezione finale.
In base alle condizioni applicabili, l’utente può:
richiedere conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano;
ottenere accesso ai propri dati personali;
richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti;
richiedere l’aggiornamento delle informazioni quando necessario;
richiedere la cancellazione dei dati quando sussistono le condizioni previste;
richiedere la limitazione di determinate attività di trattamento;
ricevere, quando applicabile, determinati dati in un formato strutturato e leggibile;
opporsi a determinate modalità di utilizzo dei dati quando ne ricorrono le condizioni;
revocare in qualsiasi momento un consenso precedentemente fornito;
interrompere la ricezione di newsletter o comunicazioni di marketing.
Quando il trattamento si basa sul consenso, la revoca può essere effettuata in qualsiasi momento e non modifica la validità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per proteggere i dati personali, prima di completare una richiesta possiamo chiedere informazioni ragionevolmente necessarie per verificare che la richiesta provenga dalla persona interessata.
Le richieste vengono esaminate senza ritardi ingiustificati e viene fornito un riscontro entro i tempi applicabili, tenendo conto della natura e della complessità della richiesta.
6. Basi del trattamento e Informativa GDPR
Il trattamento dei dati personali si basa sulla finalità concreta per cui le informazioni vengono raccolte e utilizzate.
Per maggiori informazioni sui principi applicati al trattamento dei dati personali è possibile consultare la nostra Informativa GDPR.
Le principali basi utilizzate sono le seguenti:
Esecuzione del contratto
Trattiamo i dati necessari per ricevere e gestire un ordine, verificare il pagamento, preparare i prodotti acquistati, organizzare la consegna, fornire le informazioni relative all’ordine e gestire i servizi richiesti dopo l’acquisto.
Questo trattamento riguarda esclusivamente le informazioni necessarie per eseguire l’acquisto e fornire i servizi richiesti dall’utente.
Consenso esplicito
Quando l’utente sceglie di iscriversi alla newsletter o di ricevere comunicazioni di marketing, il relativo trattamento viene effettuato sulla base di una scelta positiva e specifica.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento mediante gli strumenti disponibili o contattandoci ai recapiti indicati nella presente Politica sulla riservatezza.
La revoca interrompe il trattamento fondato sul consenso per il futuro.
Adempimento di obblighi
Possiamo trattare e conservare le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi fiscali, contabili, amministrativi e di rendicontazione applicabili alle operazioni effettuate tramite il nostro negozio online.
Il trattamento viene limitato alle informazioni necessarie per tali finalità.
Interesse legittimo
Possiamo trattare determinate informazioni quando ciò è necessario per mantenere il sito affidabile, migliorare l’esperienza dell’utente, comprendere il funzionamento generale delle nostre pagine, prevenire frodi, individuare attività anomale e proteggere gli ordini e i sistemi utilizzati.
Prima di utilizzare questa base valutiamo la necessità del trattamento e gli interessi dell’utente, limitando l’utilizzo dei dati a quanto ragionevolmente necessario.
7. Sicurezza e gestione dei dati
Applichiamo misure adeguate alla natura delle informazioni trattate e alle attività svolte sul sito.
Tali misure possono comprendere:
limitazione dell’accesso ai dati alle sole persone che ne hanno effettiva necessità;
protezione degli accessi amministrativi;
utilizzo di collegamenti protetti nelle aree che trattano informazioni riservate;
controllo delle operazioni necessarie alla gestione degli ordini;
misure volte a prevenire accessi non autorizzati;
procedure per ridurre il rischio di perdita, modifica o divulgazione non autorizzata delle informazioni.
Nessun sistema digitale può eliminare completamente ogni rischio, ma adottiamo misure proporzionate per proteggere le informazioni trattate.
8. Modifiche alla Politica sulla riservatezza
La presente Politica sulla riservatezza può essere aggiornata quando cambiano le modalità con cui raccogliamo, utilizziamo o conserviamo i dati personali oppure quando è necessario rendere più chiare le informazioni fornite agli utenti.
La versione pubblicata sul sito rappresenta la versione disponibile al momento della consultazione.
In caso di modifiche rilevanti alle modalità di trattamento basate sul consenso, verranno adottate le misure necessarie affinché l’utente possa effettuare una scelta informata prima che il nuovo trattamento venga applicato.
9. Contattaci
Indirizzo di contatto: 4-49-11 HIGASHIKOMATSUYAGAWA BONPÈRE 401, EDOGAWA-KU, TOKYO, 132-0033, GIAPPONE
Servizio clienti: +81 (802) 381 63 83
E-mail del servizio clienti: trackorder@kalenvahouse.com
Orari di assistenza online: dal lunedì al venerdì, dalle 8:30 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 17:30 (ora dell’Europa centrale, CET)
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